Obwohl ich Ihren Maileingang (noch) nicht persönlich gesehen habe,
traue ich mich, diese Aussage zu machen.
Vermutlich stehen auch in den Ordnern
„Gesendete Objekte“ und „Gelöschte Objekte“ (zu) viele Mails.
Meine Erfahrung zeigt, dass unabhängig vom benutzten Email-Programm,
nicht sinnvoll damit gearbeitet wird:
– Die Inbox ist zu voll
a) mit (immer noch) ungelesenen Mails.
b) mit gelesenen aber nicht bearbeiteten Mails.
c) mit […]

Der Schreibtisch ist voll,
Mails sind ungelesen,
viele Rückrufe stehen noch an,
ständig kommt einer rein und will was.
Das Abarbeiten der offenen Aufgaben ist kaum möglich
und ständig kommen neue hinzu.
Das Arbeitspensum ist nicht zu schaffen.
Deshalb wird die Arbeitszeit immer länger
und die Unzufriedenheit größer.
Es ist Mai. Das heißt,
der Jahresanfang mit den guten Vorsätzen ist lange her
und bis zum erholsamen […]

Es dauert zu lange, bis Mails vernünftig und vollständig beantwortet werden.
Viele Empfänger lesen die Anfrage, schließen sie wieder,
fangen mit der teilweisen Beantwortung an,
machen wieder was ganz anderes
und schreiben dann (zu) spät und inkomplett.
Das kostet Arbeits-Zeit des Mitarbeiters,
und leider auch Zeit und Nerven von den Personen,
die auf eine Rückmeldung warten.
Für sie ist es lästig
– zu warten
– […]

Egal in welchem Unternehmen ich bin.
Egal, ob ich gerade bezüglich Zeitmanagement
die Arbeitsweise der Mitarbeiter analysiere
oder ein Einzelcoaching am Arbeitsplatz mache.
Mit 99 %iger Sicherheit passierts.
Akustisch und / oder visuell erscheint die Nachricht,
dass neue Emails eingegangen sind.
Unabhängig davon, was der Mitarbeiter gerade macht ..
er unterbricht diese Arbeit .. und schaut sich die neuen Mails an.
Da wird gelesen […]

Emails könnten sowohl intern als auch extern
sehr viel kostbare Arbeits-Zeit sparen
und eine hervorragende Arbeits-Erleichterung sein.
Aber kaum jemand nutzt die Betreffzeile eines Emails,
um in dieser Zeile konkret anzugeben,
welches Thema die folgende Information betrifft.
Jeder Email-Schreiber
der die Betreffzeile nicht aussagekräftig ausfüllt
ist ein Zeitvernichter und Fehlerverursacher.
Denn so entstehen unnötige Überstunden und Fehler bei der Arbeit.
Kunden werden verärgert, wodurch wiederum […]

Die Erfahrung zeigt in vielen Unternehmen ein grauenvolles Bild der Mailkultur.
In eine (1) Email wird alles reingepackt, was gerade zum Schreiben da ist,
z. b. echte Informationen, privat kurz was über’s Wochenende,
Hinweis zum nächsten Meeting, Bitte um eine Änderung in den Stammdaten, Auskunft über Kundenanfrage, Frage nach gemeinsamen Mittagessen,
kopierter Text aus einer anderen Mail, …
Auf den […]

In den Betreffzeilen von Mails kann man unter anderem lesen:
Wichtig
Ganz kurz
Meeting
Schau’ mal rein
Änderung beim Kunden
Hallo
„nichts“
Der Empfänger muss erst mal die komplette Mail lesen,
um zu wissen, wovon sie handelt.
Das kostet Zeit.
Tag für Tag geht so ungefähr ein Stunde Arbeits-Zeit verloren.
Was ist zu tun?
Die Betreffzeile hat den Sinn, dass man den Betreff rein schreibt!
Muss-Infos sind:
Echte Themen, Kunden-Nummern, […]